Een projectplanning maken is het belangrijkste instrument om uw tijd en taken tijdens een project te beheren. Het is uw one-stop shop voor het bijhouden van alles wat er gedaan moet worden, wanneer het gedaan moet worden en wie het gaat doen. Een goed doordacht projectplan kan u helpen georganiseerd te blijven en ervoor te zorgen dat u elke taak op tijd af hebt. Door uw project op te splitsen in kleinere taken en mijlpalen, vermindert u ook het risico dat u iets over het hoofd ziet. Zodra u uw plan hebt opgesteld, moet u het van tijd tot tijd opnieuw bekijken om te controleren of het voldoet aan de veranderende eisen van verschillende teamleden of andere factoren binnen uw organisatie. Volg deze eenvoudige stappen om een succesvol projectplan te maken
Definieer je doelen en doelstellingen.
Je doelen en doelstellingen zijn de eindpunten van je project. Wat wil je met het project bereiken? Waarom zijn deze doelen belangrijk voor u en uw bedrijf? Hoe zullen deze doelen de rest van het bedrijf beïnvloeden? Als u deze dingen weet, kunt u het project op een veel slimmere manier gaan plannen.
Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor een heleboel dingen. Je beheert de tijd van de verschillende teamleden, zorgt ervoor dat er communicatie is tussen alle teamleden, ontwikkelt nieuwe processen, organiseert je teamleden en nog veel meer. Als het gaat om het doel van je project, streef dan naar iets dat je hele organisatie positief zal beïnvloeden.
Schets je stappenplan.
Zodra u uw doelen kent, is het tijd om uit te zoeken hoe u ze kunt bereiken. Om dat te doen, moet je je stappenplan schetsen. Uw stappenplan is een visuele voorstelling van wat er moet gebeuren, en waarom. Het geeft een tijdlijn voor uw project, en schetst de belangrijkste mijlpalen langs de weg. Het moet alles omvatten wat voor uw project moet worden gedaan, en alles wat parallel moet gebeuren. Deze routekaart is een belangrijk onderdeel van uw projectplan, en zou een centraal onderdeel van het hele proces moeten zijn.
Beperk je taken.
Beperk het aantal taken in je projectplan. Je hoeft niet elke taak op te nemen die een teamlid zou willen doen. Schets de top vijf taken die het belangrijkst zijn voor je project, en voeg de context voor elke taak toe. Als je nu een manager bent, wijs deze taken dan toe aan je teamleden en zorg ervoor dat ze duidelijkheid hebben over wat er gedaan moet worden, wanneer en door wie.
Vraag jezelf af "Waarom?"
Terwijl u taken en mijlpalen opschrijft, vraag uzelf dan af "Waarom?" Telkens wanneer u overweegt een taak of mijlpaal toe te voegen of te bewerken, vraag uzelf dan af "waarom?" Vergeet niet dat uw projectplan verondersteld wordt een antwoord te geven op het "waarom" achter het "wat" dat erin geschreven staat.
Als je een taak hebt toegevoegd zonder jezelf af te vragen waarom je dat hebt gedaan, moet je die taak uit het plan verwijderen en jezelf afvragen "waarom?" Als je een taak toevoegt alleen omdat je iets op een stuk papier hebt opgeschreven, moet je weten waarom je dat doet.
Conclusie
Uiteindelijk draait een projectplan allemaal om het managen van je tijd, middelen en taken. Het is cruciaal om de voortgang en tijdlijnen van een project bij te houden, en een projectplan is de perfecte manier om dat te doen.
Houd in gedachten dat een projectplan niet bedoeld is als een exacte blauwdruk. Het moet zo flexibel zijn dat je het naar eigen inzicht kunt aanpassen. Een projectplan is slechts een leidraad, en u bent degene die uiteindelijk verantwoordelijk is voor hoe uw project uitpakt.
Met een projectplan in de hand bent u beter uitgerust om alle aspecten van een project te beheren, inclusief financiën, timing, teamleden, en meer. Dus, waar wacht u nog op? Ga zitten en begin met het schrijven van uw projectplan!